EFQM alapú könyvtári önértékelés a gyakorlatban

EFQM alapú könyvtári önértékelés a gyakorlatban Eszenyiné dr. Borbély Mária DEENK, 2010. március 31. Dia 1
EFQM alapú könyvtári önértékelés a gyakorlatban Eszenyiné dr. Borbély Mária DEENK, 2010. március 31.
Dia 2
1989. Svájci Montreuxban: első Európai Minőségirányítási Fórumon: Európai Minőségirányítási Alapítvány (EFQM) létrehozása. Az Alapítvány lett felelős az 1991-ben útjára bocsátott Európai Minőségdíjjal kapcsolatos intézkedések meghozataláért, valamint a díjhoz kapcsolódó EFQM Kiválósági Modell létrehozásáért. A modellt eredetileg az Európai Minőségdíjra pályázók értékelésére fejlesztették ki, de sok szervezet önértékelő eszközként kezdte el használni. Ezért az EFQM úgy döntött, hogy a modellt úgy kell továbbfejleszteni, hogy ideálisan képviselje az üzleti kiválóság (TQM) filozófiáját, és a gyakorlatban is alkalmazható legyen valamennyi szervezetre, tekintet nélkül hovatartozásukra, méreteikre és szektorukra, továbbá arra, hogy hol tartanak a saját kiválóságuk megvalósításában.
Dia 3
Az EFQM modell
Dia 4
Az EFQM önértékelési módszerei Módszer A tények pontossága A modell tudományossága Igény a betanításra Anyagi ráfordítás KérdőívAlacsonyNemNem Alacsony- közepes MátrixAlacsonyNemNem Munkaérte kezlet KözepesIgen Megkönnyíti a munkát Közepes Formális Közepesen magas IgenIgen Közepes- magas MinősítésMagasIgenIgenMagas
Dia 5
A szervezet minőségszemlélete és a módszer Érett szervezet Kérdőív Formális módszer Minősítés Úton lévő szervezet Kérdőív és munkaértekezlet Mátrix és munkaértekezlet Formális módszer Könnyített kérdőív Próba minősítés Formális módszer A minőség útjára lépő szervezet Elemi kérdőív Standard mátrix Standard kérdőív Részletes kérdőív Átalakított mátrix Alacsony erőfeszítés Közepes erőfeszítés Nagy erőfeszítés
Dia 6
A módszerek precizitása, pontossága
Dia 7
A formális módszer előnyei Az adatgyűjtési folyamat tényszerű, valós adatokat szolgáltat. A módszer tudományosan megalapozott. Az önértékelés során megteremti az együttműködés lehetőségét a különböző funkciókban és területeken dolgozó emberek között. A módszer közepesen magas pontosságához reális, közepes vagy azt valamivel meghaladó anyagi költségek járulnak. A magyarországi könyvtárak minőségszemléletében az elmúlt évtizedben jelentős fejlődés következett be, joggal sorolhatjuk őket a már úton lévő szervezetek közé, így önértékelésükhöz a formális módszer alkalmazása ideális megoldás lehet. A formális módszer a közepesen magas anyagi költségen túl, ami elsősorban az önértékeléshez használt adatlapok sokszorosításából és a szervezeti eredményeket mérő kérdőívek előállításából származó költség, közepes mértékű egyéb, elsősorban idő és munkaerő ráfordítást igényel alkalmazóitól.
Dia 8
A formális módszerrel végzett önértékelés menete 1. önértékelési eszközkészlet
Dia 9
9 EFQM kritérium és 32 alkritérium 1.Vezetés Hogyan indítják meg és segítik elő a könyvtár vezetői a könyvtár küldetésének és jövőképének megvalósítását: mennyire képesek a hosszú távon jelentkező sikerekhez szükséges értékek fejlesztésére és hogyan valósítják meg ezeket a megfelelő tevékenységeken és magatartásformákon keresztül mennyire járulnak hozzá saját személyükben az adott szervezet vezetési rendszerének kidolgozásához és gyakorlatba történő átültetéséhez. 1/a A könyvtár vezetése elkészíti a könyvtár stratégiai tervét, megfogalmazza a könyvtár küldetésnyilatkozatát és jövőképét, valamint modellszerepet tölt be a könyvtár minőség kultúrájában 1/b A könyvtár vezetése személyesen biztosítja a könyvtár menedzsment rendszerének kidolgozását, megvalósítását és folyamatos fejlesztését 1/c A könyvtár vezetése együttműködik a használókkal, a partnerekkel és a társadalom képviselőivel 1/d A vezetők motiválják, támogatják és elismerik a szervezet alkalmazottait
Dia 10
Dia 11
2. Politikai stratégia Hogyan valósítja meg a könyvtár saját küldetését és jövőképét világos, valamennyi érdekelt szempontjait figyelembe vevő, az aktuális könyvtárpolitikával, a tervekkel, a célokkal és a folyamatokkal alátámasztott stratégia segítségével. 2/a A könyvtár politikája és stratégiája, az érdekelt felek jelenlegi és jövőbeli szükségletein és elvárásain alapul 2/b A könyvtár politikájának és stratégiájának alapja a teljesítménymérésből, kutatásból, tanulásból származó információ 2/c A könyvtár politikája és stratégiája állandó fejlesztés, felülvizsgálat és korszerűsítés alatt áll 2/d A könyvtári stratégia kulcsfolyamatokon keresztül valósul meg 2/e A könyvtári stratégia megismerésében és végrehajtásában mindenki részt vesz
Dia 12
Dia 13
3. Dolgozók Hogyan menedzseli, fejleszti és szabadítja fel a könyvtár alkalmazottai tudását, munkavégző képességét, egyéni, csoport és szervezeti szinten hogyan tervezi meg ezeket a tevékenységeket annak érdekében, hogy azok támogassák a szervezet politikáját és stratégiáját, továbbá folyamatainak hatékony működését. 3/a Az emberi/humán erőforrásokat megtervezik, menedzselik és fejlesztik 3/b A dolgozók tudását és szakértelmét azonosítják, definiálják, fejlesztik és megőrzik 3/c Gondoskodnak a dolgozói részvétel és önálló jogkör biztosításáról 3/d A könyvtár vezetése és az alkalmazottak között párbeszéd folyik 3/e A könyvtár vezetése törődik az alkalmazottakkal, elismerik és díjazzák őket
Dia 14
Dia 15
4. Partnerkapcsolatok és erőforrások Hogyan tervezi és menedzseli a könyvtár külső partnerkapcsolatait és belső erőforrásait annak érdekében, hogy azok támogassák a szervezet politikáját és stratégiáját, továbbá folyamatai hatékony működését. 4/a A külső partnerkapcsolatok menedzseltek 4/b A pénzügyek menedzseltek 4/c Az épületek, anyagok és berendezések menedzseltek 4/d Az információs technológia menedzselt
Dia 16
Dia 17
5. Folyamatok Hogyan tervezi meg, menedzseli és fejleszti a könyvtár a folyamatait annak érdekében, hogy azok támogassák a szervezet politikáját és stratégiáját, teljes mértékben kielégítsék a használókat és a többi érdekelt felet valamint egyre nagyobb értékeket hozzanak létre számukra. 5/a A könyvtári munkafolyamatokat módszeresen tervezik és menedzselik 5/b Minden folyamatot a szükségleteknek megfelelően innovatív úton úgy fejlesztenek, hogy azok teljes mértékben kielégítsék a felhasználókat és a többi érdekelt felet, valamint egyre nagyobb értékeket állítsanak elő számukra 5/c A könyvtárban a szolgáltatásokat, a használói igények és elvárások alapján tervezik és fejlesztik 5/d A könyvtár a szolgáltatásait kifejleszti, működteti, és folyamatosan ellenőrzi és javítja 5/e A könyvtár közönségkapcsolatait menedzseli és erősíti
Dia 18
Dia 19
6. Használói eredmények Amit a könyvtár a felhasználók és más érdekelt felek elégedettségéért tesz. 6/a Használói észrevételek, dicséretek, panaszok, melyek használói kérdőíves felmérésekből származnak 6/b A használói elégedettséget mérő teljesítménymutatókból nyert eredmények 7. Dolgozói eredmények Amit a könyvtár a dolgozók elégedettségéért tesz 7/a A könyvtár dolgozóinak észrevételei, melyek kérdőívekből, fókuszcsoportokból, interjúkból stb. származnak 7/b A dolgozói elégedettség teljesítménymutatóiból nyert eredmények 8. Társadalmi hatás és eredmények Amit a könyvtár az össztársadalmi szükségletek és elvárások kielégítéséért tesz. 8/a A könyvtár társadalmi környezetének észrevételei, melyek felmérésekből, kérdőívekből, közönségtalálkozókból, irányító testületektől származhatnak 8/b A könyvtár társadalmi környezetének észrevételeiből származó értékek, eredmények 9. A könyvtári kulcsteljesítmények eredményei 9/a A könyvtár kulcsteljesítményei, eredményei 9/b A könyvtár kulcseredményeinek teljesítménymutatói
Dia 20
Dia 21
Dia 22
Dia 23
Dia 24
Dia 25
Dia 26
Dia 27
Dia 28
A formális módszerrel végzett önértékelés menete 2. Tények, adatok összegyűjtése 3. Az önértékelésben résztvevők köre 4. Az adatlapok kérdéseinek tisztázására, közös értelmezése a kitöltés megkezdése előtt 5. Az önértékelés lebonyolítása 6. Az önértékelés kiértékelése 7. Bizonyos időközönként megismételt önértékelés
Dia 29
A Méliusz Központban végzett önértékelések 2007 tavasz: régi épület 2008 nyár: új épület
Dia 30
Vezetés
Dia 31
Stratégia
Dia 32
Dolgozók
Dia 33
Partnerkapcsolatok és erőforrások
Dia 34
Folyamatok
Dia 35
Használói eredmények új könyvtár
Dia 36
Dolgozói eredmények új könyvtár magyar